Asistente Ejecutivo
Tiempo completo • Tamarac
Responsive recruiter
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro de enfermedad
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
Resumen del rol
Buscamos un Asistente Ejecutivo altamente organizado, proactivo y detallista que proporcione un apoyo administrativo, operativo y estratégico integral al equipo de liderazgo ejecutivo. El candidato ideal destaca en un entorno dinámico, demuestra un juicio excepcional, mantiene una estricta confidencialidad y anticipa las necesidades para garantizar que la organización y sus directivos operen con la máxima eficiencia. Este puesto también implica la coordinación de eventos, la gestión de proyectos, las operaciones de oficina y el apoyo a programas clave de la empresa.
Responsabilidades clave
Apoyo ejecutivo
- Gestionar calendarios ejecutivos complejos, asegurando una priorización eficaz y una programación libre de conflictos.
- Coordina citas con equipos internos, clientes y socios externos.
- Preparar agendas detalladas de reuniones, materiales informativos, informes y presentaciones a nivel ejecutivo.
- Asiste a reuniones para registrar actas precisas, documentar decisiones y hacer seguimiento de los puntos de acción.
- Supervisa todos los aspectos de los viajes ejecutivos nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, visados, alojamiento, transporte terrestre, creación de itinerarios y gestión de cualquier cambio, reembolso o crédito.
- Prepara y presenta los informes de gastos con precisión y puntualidad.
- Servir como punto de contacto de confianza para los directivos, asegurando una comunicación clara y una representación profesional.
Gestión Operativa y Administrativa
- Organiza y prioriza las comunicaciones entrantes, incluyendo llamadas, correos electrónicos y solicitudes.
- Mantener sistemas organizados para documentos, archivos confidenciales y espacios de trabajo ejecutivos.
- Supervisa las operaciones generales de la oficina, incluyendo inventario y supervisión de suministros, coordinación de proveedores, organización de espacios de trabajo y gestión de envíos y suministros de FedEx.
- Gestionar y mantener las áreas de almacenamiento y los sistemas de inventario.
- Supervisa el inventario de uniformes, incluyendo la entrega de uniformes y la asistencia a los miembros del equipo.
- Coordinar la hospitalidad para los huéspedes, incluyendo los arreglos para visitantes internos y externos.
- Prepara paquetes de cuidados, arreglos florales y agradecimientos de cumpleaños para los miembros del equipo.
- Supervisar la programación del mantenimiento y la gestión básica del PC Van.
Proyecto y colaboración interfuncional
- Ayudar en la gestión de proyectos especiales e iniciativas de la empresa entre departamentos.
- Coordina tareas, establece plazos, registra los hitos y asegura que se completen a tiempo.
- Colaborar estrechamente con Marketing y otros departamentos en materiales, presentaciones, logotipos, señalización, activos digitales y necesidades creativas.
- Realizar investigación básica, recopilar datos y apoyar los esfuerzos de planificación estratégica.
- Identificar y abordar los obstáculos de forma proactiva, recomendando soluciones para mantener los proyectos en el buen camino.
Gestión de eventos y programas
- Apoyar la planificación y ejecución de eventos, reuniones, convenciones y programas ejecutivos de la empresa.
- Organizar la logística, los plazos, las comunicaciones y la coordinación de proveedores.
- Prepara materiales para el evento, incluyendo presentaciones, señalización, imagen de marca y mensajes.
- Actuar como responsable del evento in situ, gestionando al personal, apoyando a los asistentes y asegurando una ejecución fluida.
- Ofrecer hospitalidad y apoyo a ejecutivos e invitados especiales.
- Gestionar o apoyar programas clave de la empresa y eventos especiales, incluyendo:
- Círculo de Presidentes
- PuroClean Classic
- NLC
- Iniciativas "En Movimiento"
- Realizar evaluaciones posteriores al evento y ofrecer recomendaciones para mejoras futuras.
Gestión de relaciones
- Construir y mantener relaciones sólidas y profesionales con miembros internos del equipo, socios externos, proveedores y partes interesadas.
- Garantiza una experiencia positiva para los invitados, ejecutivos y asistentes al evento mediante una comunicación proactiva y un servicio de alta calidad.
Calificaciones
- Se prefiere un grado universitario o experiencia laboral equivalente.
- De 3 a 7 años de experiencia apoyando a altos ejecutivos, preferiblemente en un entorno de ritmo acelerado o de alto crecimiento.
- Habilidades excepcionales de organización y gestión del tiempo.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Alto grado de discreción, profesionalidad y buen juicio.
- Dominio de Microsoft Office Suite, Google Workspace y herramientas de productividad relacionadas.
- Competencia avanzada en Microsoft PowerPoint; capacidad para crear presentaciones profesionales y pulidas.
- Capacidad para realizar varias tareas a la vez, priorizar responsabilidades y adaptarse a demandas cambiantes.
- Fuerte capacidad para resolver problemas y capacidad para trabajar de forma independiente.
- Debe poseer un pasaporte válido y poder viajar internacionalmente según sea necesario.
Competencias clave
- Proactivo y con recursos
- Muy orientado al detalle con gran precisión
- Juicio profesional y confidencialidad
- Fuertes habilidades interpersonales y para construir relaciones
- Adaptabilidad, resiliencia y calma bajo presión
- Aptitud para la gestión de eventos y proyectos
- Fuerte seguimiento y rendición de cuentas
- Sólidas habilidades en hostelería con una mentalidad orientada al servicio
"Construimos carreras" - Steve White, presidente y director de operaciones
Con más de 300 ubicaciones en América del Norte y Canadá, PuroClean lidera la industria en servicios de restauración de propiedades de emergencia, ayudando a familias y empresas a superar los devastadores contratiempos causados por el agua, el fuego, el moho, los riesgos biológicos y otras condiciones que resultan en daños a la propiedad. Operamos con una mentalidad de "liderazgo basado en el servicio" y buscamos crear un entorno en el que los miembros de nuestro equipo puedan crecer tanto profesional como espiritualmente a través del servicio a nuestros clientes, comunidades y entre nosotros.
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